Automatizar o onboarding de quem foi admitido

A admissão terminou e o colaborador existe. Agora começa o resto: o gestor precisa saber, o curso de integração precisa ser atribuído, a TI precisa criar e-mail e acessos, a folha externa precisa do cadastro. Tudo isso pode partir de um único fato — Uma admissão é concluída (ADMISSAO_CONCLUIDA) — sem ninguém lembrar de fazer.


Quando usar	Onboarding padronizado; provisionamento de contas e acessos; cadastro em sistema externo
Porta	Webhook · Automação · REST (para buscar o cadastro completo)
Você vai precisar	módulos `CONTRATACOES` e `GESTAO_PROCESSOS` (para o fluxo); acesso de dono da conta ou administrador a Processos › Central de Automações; para o webhook, uma URL HTTPS sua

Como funciona

RH finaliza a admissão
        │
        ▼
evento ADMISSAO_CONCLUIDA  (processoId, colaboradorId, colaboradorNome, gestorId, dataAdmissao)
        ├──► modelo "Onboarding de quem foi admitido": card no fluxo Onboarding + aviso ao gestor
        ├──► rotina lms-regras-matricula: matrícula nos cursos da regra do departamento/cargo
        └──► webhook assinando o evento ──► seu sistema
                                                  │
                               GET /colaborador/{id}  (cadastro completo)

Passo a passo

Instale o modelo de onboarding. Em Processos › Central de Automações, aba Modelos prontos, escolha Onboarding de quem foi admitido › Usar este modelo. Ele cria o fluxo Onboarding em Processos e uma automação que, a cada admissão concluída, abre um card com o colaborador, o gestor e a data de admissão e avisa o gestor imediato. Se você escolher um Curso de integração, a automação também matricula o admitido nele.

A automação nasce desligada: revise e ligue o interruptor dela em Processos › Central de Automações, no grupo Quadro: Onboarding (ou na aba Automações da configuração do quadro).
Deixe os cursos por cargo com o LMS. Para matricular por departamento ou cargo (o curso de NR do almoxarifado, a trilha de vendas), não monte automação: configure a Matrícula automática do próprio curso em Treinamentos › Cursos › curso › aba Matrículas. A rotina Matrícula automática na admissão (lms-regras-matricula, começa ligada) aplica as regras a cada colaborador cadastrado ou admitido.
Avise o seu sistema por webhook. Em Processos › Central de Automações, aba Webhooks, crie um Novo webhook com o endereço do sistema de TI ou de folha e marque Uma admissão é concluída (ADMISSAO_CONCLUIDA) — veja Assinar eventos. Copie o segredo, clique em Testar e ligue. A cada admissão concluída chega, assinado:
```
{
  "id": "evt_48213",
  "tipo": "ADMISSAO_CONCLUIDA",
  "descricao": "Uma admissão é concluída",
  "versao": 1,
  "ocorridoEm": "2026-10-06T12:04:51.233Z",
  "empresa": { "id": 12, "nome": "Sua Empresa Ltda" },
  "dados": {
    "processoId": 311,
    "colaboradorId": 2087,
    "colaboradorNome": "Bruno Lima",
    "gestorId": 1544,
    "dataAdmissao": "2026-11-03"
  }
}
```
Se o destino espera outro formato — um chamado no service desk de TI, uma mensagem no canal do time —, use em vez disso um fluxo automatizado que começa por Quando algo acontece com o mesmo evento e segue para o bloco Chamar outro sistema, montando o Corpo (JSON) com Inserir informação ({{gatilho.colaboradorNome}}, {{gatilho.dataAdmissao}}) — veja Da TAI para o seu sistema. O mesmo fluxo pode avisar o gestor ou abrir um card junto.
Busque o cadastro completo no seu lado. O aviso traz ids e nome — de propósito. Ao recebê-lo, o seu sistema lê o resto com o usuário de integração (ou marque Enviar também o registro completo no webhook):
Terminal window
```
curl https://api.taitecnologia.com/colaborador/2087 \
  -H "Authorization: Bearer $TAI_TOKEN"
```
Departamento, cargo, empresa, e-mails, documentos e endereço estão no colaborador — veja Pessoas. Os documentos da admissão estão em Acompanhar e baixar documentos.

Quando o link vence: Admissão expirada

A rotina Cobrança de documentos da admissão (admissao-regua-documentos) começa desligada. Ligada em Processos › Central de Automações › Rotinas dos módulos › Contratações, ela roda todo dia de manhã e:

lembra por e-mail quem está em AGUARDANDO_DOCUMENTOS ou PENDENTE_CORRECAO, a cada 3 dias, até 4 e-mails no total;
passa a EXPIRADO o processo em AGUARDANDO_DOCUMENTOS com link vencido, avisa o responsável pela admissão e publica O prazo de uma admissão vence (ADMISSAO_EXPIRADA: processoId, nomePessoa, emailPessoa).

Ela cobra e expira — nunca aprova nem cancela. Com o evento, você pode, por exemplo, abrir um card de acompanhamento num fluxo de recrutamento ou avisar o seu ATS pelo mesmo webhook, assinando também O prazo de uma admissão vence (ADMISSAO_EXPIRADA). Para retomar, o RH (ou a sua integração) renova o link: POST /admissao/processo/{id}/renovar-token.

emailPessoa vem preenchido nas admissões por convite; nas que vieram de candidatura ou de colaborador existente, use o processoId para ler o processo.

Pelo seu agente de IA

“Quem foi admitido este mês e ainda está com o card de onboarding aberto?”

Leitura livre: o agente consulta os processos de admissão e os cards do fluxo Onboarding. Ligar e desligar o que roda sozinho fica na tela Processos › Central de Automações, com dono da conta ou administrador.

Cuidados

Uma vez por evento. Cada automação roda uma vez para cada admissão concluída; reprocessar o evento em Processos › Central de Automações › Eventos só roda as que ainda não tinham rodado.
Responda rápido. A chamada tem até 30 segundos; responda 2xx e trate numa fila sua. Com o seu sistema fora, a TAI tenta de novo por cerca de 21 horas, com o mesmo X-Tai-Entrega — veja Entregas e novas tentativas.
Idempotência no seu lado: use colaboradorId como chave. O mesmo colaborador também aparece em Colaborador cadastrado, publicado na mesma finalização — se ouvir os dois eventos, não provisione duas vezes.
No evento, dataAdmissao é uma data civil yyyy-MM-dd — veja Datas e formatos.

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